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面对当前特殊疫情群体性的危机,程序员如何在家高效办公?

发表日期:2020-02-11 00:00:00   作者来源:微客管家   浏览:492  

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我从1月21日取消北京行程的那天开始,一直从百度推送、新华网、人民网、中科闻歌公众号等官方渠道关注着新冠状病毒疫情在全国的发展趋势。感染人数从四百多、一千多、四千多到如今的数万人,还在进一步上升,并被世界卫生组织WHO确定为国际关注的突发公共卫生事件。

 每天晚上预测转天的确诊人数,早晨起来看一下全国确诊数突然变成了我一种不自主的行为。除此之外,不聚会、少出门、戴口罩、线上买菜变成了常规动作。中间又穿插着篮球巨星科比不幸丧生的消息,让许多人潸然泪下。2020年确定是从一个低位开始起步的庚子鼠年,在这受限制的无序生活状态下,内心迫切需要找寻有序的节奏,收拾杂乱的角落,室内空出一片可以锻炼的场地等等。

在同一个时间段我们感受到了疫情的传播和春节假期的推进,原本在认知里面没有关系的两个事件,突然在意识里面变成了正相关。流行病学与春节大面积人口迁移相关,春节假期的天数又由于疫情的严峻性而延期。最后的复工时间还不能明确,因为疫情在A传B、B传C的过程中经历隔离期,这个期限的拐点也是我们真正开启正常工作生活的开始。也是因为疫情春节期间我们研发人员在家办公没有停下,为政府复工和企业隔离人员排查研发免费智能分析和智能客服平台。

我们一方面支持防疫工作,另一方面也服务好用户进行一系列节后部署工作。前几天阅读了黄东旭分享的《PingCAP的5年远程办公实践》,常兴龙分享的《疫情下开工的人员管理》,给了我很大启发。看着马上要开工的企业面临只能居家隔离的困境,我想从另外一个角度,疫情等群体性危机如何在家办公来聊一聊。

今天下午我静静地回忆了一下,2003年非典,在校封闭准备高考;2015年天津港爆炸,公司距离爆炸地点700米,居住小区距离三公里内;2017年工作转折在家和异地办公;2020年我们又不得不再一次选择在家办公。看起来在家办公,是我们难以避免的经历。我想写写关于在家办公的一些心得体会和实践,希望能够帮助到与我们一样遇到同样问题的朋友们,或者能收到你们的回复,也为这次封闭工作做一个好的开端。

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说起来在家办公,可能也不是所有企业都适合在家,比如制造业,工作内容具有保密性质等对地点有强烈要求的工作,但我想大多数服务性企业,企业的某些重要部门还是可以进行在家或者是在临时场所办公的,原来在金融市场研发部门工作,都有在家办公的现象,有些同事在家办公已经多年,依然完成部署下来的任务。

我们公司属于互联网技术服务企业,大多数员工的工作场景是一个个性的工作台,舒服的人体工学座椅,电脑,显示器套装。这些工作要素每个人在家也是具备的,甚至有的设备更好一些。另一方面我们是新型创新创业公司,不追求自上而下的管理模式限制住员工的创新,追求双向互提式的管理哲学。

有个笑话,孙悟空之所以能大闹天宫但打不过凡间的妖怪是因为大闹天宫的是给玉帝打工的,凡间的妖怪都是创业者,这也引起了一点点思考。当大家收到在家办公的通知的时候,第一个可能就是想自己这一段时间的状态了,这个思考可能是决定是否有高效在家办公的重要因素。我想从几个方面思考一下在家办公的要素,希望能和读者有些交互。

我想写这个文章不是让员工觉得如何限制,而是帮助我们初次在家办公的同事能够快速进入状态,也能使管理层快速传达整体企业战略并快速清楚企业发展现状,减少不必要的不理解和交流时间。大型企业与中小企业人数,跨时区地区办公,运营成本投入不同,我尽力从几方面依照个人的角度聊一聊。

心理管理

春节假期,疫情的发展,在家办公,没有同事在身边,心理的因素确实很难调整过来。所以我想第一个聊一聊心理因素。

春节长假,往往我们的作息时间与往常有较大区别,人体的生物钟与工作时间需要重新吻合。随着疫情的发展,每个人收到的信息基本来源于网络,原来面对面的交流和户外的运动取消了,这对心理也是一个比较大的负担。在家办公,穿着可能更加的随意,家里的老人孩子爱人又难免在你的身边需要你给予一些精力和时间,即使是自己的工作台上也是和公司不一样,家中的环境更加舒适,音响,手办,平板,电视盒子,微信,抖音触手可及。这些因素很难让我们进入状态,可能有的朋友觉得我要上班了,一天下来可能除了开了几个电话会以外其实什么都没做,甚至我们程序员有的习惯晚上精力充沛,不由自主的将工作挪到晚上,这样周而复始,会更加烦累。

举个例子,还记得在跨国企业研发部门的时候,我们有个内部聊天软件,每个人员旁边有个反应状态的标记,绿色代表正在办公,黄色代表离开工位,半绿半黄代表刚离开不久可能去个卫生间或喝个咖啡,红色代表你已经关机了,随着你的工作状态颜色会自动发生变化,我们有的同事花时间写个脚本,让鼠标来回的动。这可能是拒绝进入工作状态,想自我控制时间,每天能完成领导部署的工作就可以了,这可能是个缩影,但这在创业公司是很危险的。

对我们个人而言,我们怎么样快速进入状态呢?

△ 将工作内容进行细粒度拆分,使用个人看板,时间管理工具甚至记事本拆分自己每天的工作时间安排,每周对自己工作的任务列表进行回顾,将已完成的删除,将本周新增加的任务加入进来,这样很容易让我们在周一的时候对工作的优先级有个快速梳理,并且不容易遗漏一些细节工作。

△ 每天和自己的同事进行视频会议,这样可传递出声音之外的交流,另一方面也可以约束一下自己的穿着,尽量与工作状态保持一致,大多数人还是不想将睡衣表现在同事面前吧。

△ 每个月与自己的下属一对一视频会议,互相聊一聊最近的工作,有条件的可以见面说一说。同时也和自己的领导每月有个交流的机会。

△ 收拾自己的工作台,尽量清空与办公设备无关的物品,当你需要的时候再拿过来,因为在家里什么都有。有条件的也可以在附近找一个人少的咖啡馆,能帮助你快速地进入状态的环境。

△ 按照公司整体的管理制度工作,这里面就包括,正确地收发邮件,review自己的OKR,每周反思会,每天早晨先完成看板展会,甚至定期review代码等等。站在自己角度,也需要站在同事和公司的角△度进行工作。这些都会自动化地拉近在家办公同事间的距离,其实也是一种有效沟通。细节就不一一展开去聊了。

△ 在这样的状态之下,每个人内心都是有个转变的,有可能你是公司CEO,CTO,CFO,也有可能是事业部经理,组长,也可能只是一个初级的员工甚至实习生。在面对新的办公模式,看不到对方的时候,还要将原有的企业车轮转起来。这个可能就是心理上不应该有痛苦的痛苦吧。

具备的工具

随着现在办公自动化的发展,全球化企业越来越多。其实可以选择的自动化办公软件,工作协同软件已经数不胜数了,收费的比如Peoplesoft,sharepoint,Confluence,Jira等,免费的钉钉,Redmine,Leangoo,Mediawiki,Gogs等等,有些公司依靠某个服务做到了上市。

我想分享的一点是外企一般喜欢对每个工作使用那个领域专业化的工具,并且愿意去付费使用,国内的企业喜欢使用集成化的工具,并且不愿意付费,有的甚至喜欢自己研发。可能外企愿意这部分对于工具的支持工作希望外包给Vendor来完成更高效也专业,这些工具往往会有很好的开放接口和公共组件可以扩展,我们可以做一些更个性化的工作加入进去。

毕竟看到这个文章的是国内企业,我想从适用于国内企业的角度为优先级,介绍一下跨部门协同可以使用的服务,单独部门的平台就不介绍了,大家可以按照需要进行选择性使用。

1.钉钉:为企业管理架构开发的免费工作软件,可以建组,视频会议,传达文件,请假审批,日报,周报,工作打卡,还有很多第三方应用。我觉得比微信组好的地方是,上传的文件不会过期,可以看到对方是否收到消息并按照优先级提醒。不会被微信里面的亲戚朋友发的无聊信息打扰,还提供了免费的邮箱。如果出现钉钉服务器异常,我们可以以华为的WeLink、腾讯企业微信甚至QQ语音开会作为备选方案。还有就是把参加会议人员拆小。

2.Leangoo:免费的看板平台,可以用于站会,反思会。研发人员可以给产品经理更新用户故事,研发组可进行看板的更新。

3.Redmine:免费的项目管理平台,可以给项目经理更新项目的进度,提供丰富的可扩展组件,可以连接统一用户管理平台,对项目组人员的权限角色管理也是丰富的。

4.MediaWiki:免费,可以帮助团队做技术积淀,也可以将小组的OKR记录在上面,设定权限review。

5.Gogs:免费,轻量级Git代码仓库,可以连接同一用户管理平台进行企业,研发组的提交。

6.Jenkins:免费,CICD的核心平台,可以规范化和自动化部署和消息提醒。Windows平台有CruiseControl配合SVN。

7.华为的DevCloud:部分免费,Devops的全流程平台,在某些城市是免费提供的,对用中小团队,足够试用,运维成本低也是很适合初次接触的中小团队。

8.Outlook:会议预定管理,当团队组织架构比较大的时候,制定会议的人员很难确定每个人的空闲时间,何况是在不能见面的情况下,outlook提供每个人的会议时间轴,还有每个人的任务提醒,也是一个比较好用的工具。使用该平台也是接入统一身份认证。

9.PHPLDAP:免费统一身份认证平台,可以设定不同的组,用户,角色,并设置不同的属性,可以将信息同步到其他平台,LDAP协议也是标准协议,大多数办公平台有相应的接入接口。

10.PeopleSoft:办公协同平台,可以查工资,请假,定会议室,联系HR,查个人相关人事信息,可以在线学习企业课程等等,全公司统一协同平台。有个师兄常兴龙做的薪人新事HRD平台,也是个不错的选择,我对这方面也是小白,了解不深。

11.GitHub:代码托管,CodeReview,大家都知道的平台。

12.Zoom:线上会议,为什么要提到它呢,因为第一次接触是我们开源社区开会使用,还有原来和中东的同事接触过。中东地区是禁止微信钉钉这种免费语音通话的,关于语音通话的功能上在中东地区也是有版本区别,所以到那边大家都是使用Zoom,功能简约也很好用。

13.Sharepoint:微软的产品,主要是用的是文件,数据,资源,咨询共享。现在知道有免费的工具和云平台,也可以选用协同文件编辑和检索。

14.Confluence:大多数互联网公司使用的内部任务,内部文档,Wiki协同平台。按照使用人数收费。

15.Jira:按照使用人数收费,具有看板管理,bug管理可集成git和SVN,原来在外企一直用来开站会。

梳理了这些工具,每一个都有很强大的功能,建议在统一的生态里面进行选择,别用得太多太杂,方便维护扩展。大多数是具备开放能力的,有极少数不具备可能也是在被淘汰的路上,但首先需要团队有这种管理哲学和平台流程的认同才好推进,并且需要人员有打破自我学习边界和改变自我工作方式的习惯。这种工具往往使用在跨部门间协作,很考验跨部门间文化的一致性,如果还没建立这种文化,先解决问题可以先尝试一下像钉钉、Leangoo、Devcloud这种门槛较低一些的服务,维护和使用的成本低,网上的使用说明也比较完备,其他的一点点遇到问题再去解决。

除此之外,对于服务器的管理,配置,用途,谁正在使用最好有个简单的文档记录在Wiki或Excel里面,否则杂乱使用很容易一个人的工作被突然Kill掉,这点在大小公司都是有需要的。部门间的协作流程需要规范化,可以使用活动图或思维导图清晰地表示出来减少过多文字解释,我当时给团队做过相应的流程从而使工具与人协同起来。当然使用过程中不可能不遇到问题,我们是拥抱犯错的,但不允许反复犯一个错误,可以试试case study的方式在组内共享。

有了工具,最重要的还是在于人。让整个团队都有认同比较难,即使是10个人的团队,每个人都有自己的习惯和人性难以磨灭的特点。我想这点上健康的团队需要像一个球队,核心的几个角色人员要快速有一致的认同,可以讨论但会议结束后只有一个方案推进。这样替补人员甚至拉拉队,主场观众都更容易理解自己的战术,潜意识去学习团队,仿造团队,鼓励团队。主力有跟不上的,替补马上就能上甚至可能培养成主力。皮蓬之所以是皮蓬我觉得也是因为有乔丹和三角进攻战术在。如果主教练连管理层也快速统一不了,可能真的难以保证每个人在家办公,即使中高管每个很强,团队再努力在家办公,也很难往一个方向打击和回馈及时战果。

其实老牌球队,主教练跟不上了也是可以换的,冠军球队文化还在。

目标和结果管理

目标和结果管理很重要,目标是我们进攻的方向,结果可以给团队形成正反馈,也是核心团队及时试错,调整策略的动因。

目标管理和结果管理传统的有日报、周报、月报,KPI,OKR。管理过程有敏捷管理,精细化管理等。个人觉得如果是10个人以内的小团队,进行类似敏捷管理,将目标拆分成适合时间粒度的任务,通过视频站会、总结会、反思会进行下去,目标很容易清晰,结果快速传递给团队。如果人员较多,并且不在一个地方甚至时区办公,还是需要一个目标结果管理方法。日报周报的方式管理滞后,KPI又时间跨度太大,描述抽象,理解困难,细节目标难以把控。建议OKR配合周报更好一些,OKR是硅谷以及国内很多互联网团队使用的目标管理工具。OKR是由团队成员共同制定目标,可以快速达成共识,快速一致。OKR也是自上而下,自下而上的过程,可以快速将目标和结果贯通起来。OKR还有一点是信息透明,员工知道部门领导甚至集团总裁的策略,团队负责人也能知道员工的目标成果。这些OKR可以放在Wiki上面管理。

有了OKR管理方法也需要真正执行起来,需要做到清晰,高效,透明。自上而下,每个员工,甚至总裁和CEO都做相应的计划,这样才能在异地的环境下保持一致。定期的review和更新,打分也执行起来,发现其中的问题,按照战略及时进行调整。每个员工有speak up的渠道能够自下而上反馈。这样远程办公具有初步的可操作性了。

沟通与协作

在家办公面临的一个问题是,我们很难看到自己的同事和领导,没有一起吃饭的时间,没有一起抽烟的时间,也没有一起在休息区打台球甚至围着办公楼转圈圈的时间。所以很容易在工作当中缺少沟通造成返工或钻进了牛角尖。大家认为是有问题的,但自己觉得没错,又很难被别人说清楚。

那些工具是可以帮助我们做到信息的拉平,在实践当中我还想分享一些细节:

1.组织定期线上会,拉平信息,知道整体进度。在家办公的情况下建议每周一次,管理层信息透明,突出问题。举一个反例,原来有个项目,一名工程师负责前端很小的一个功能,当时感觉时间充裕,接口远程可调式就种种原因没有让他参加这个线上会,两个月过后结果是,开发与需求不符,重新开发,还浪费一些时间做思想沟通。

2.会议采取视频会议的形式,信息传递更加高效,并可使大家快速进入工作状态。

3.早晨的站会尽量简短,每人三分钟,只说一下,昨天做什么,今天做什么,存在的问题,参加会议少于10个人,组长要提前浏览每个人的卡片,心中有数。

4.反思会,每个人也是三分钟,总结一下做的好的点,不好的点,个人的建议。管理人员不着急在会议上给出解决办法,会中由一个人员记录,会后发出来,可以在周末的时候管理人员想想根据大家的意见怎么样进行修改管理策略或加强的工作重点。

5.总结会,主持的人要提前准备,表述产品或工作的成果,参会人员是在这个过程中与你协助的人员。如果有产品的时候,演示过程中就可能发现一些品控人员难以发现的问题。发现问题别急于批评,先找原因,比较严重的话可以会后或case study的方式进行自我提升。

6.统一平台管理小组的任务卡片,能够使每个人员知道自己正在做的事情,卡片的颗粒度小于2天,在全员在家办公的情况下可以更低粒度一些。

7.沟通不要使用微信,微信上面充满了家人,各种爱好群和朋友圈。尽量使用一个工作的IM服务,比如钉钉就是很好的免费工具,有些团队可以开发第三方开放API来玩出各种花样。

8.OKR要做组内review,及时调整和打分,避免最后OKR流于形式。

9.团队人数较多的情况下,可以采取AB岗团队,AB两个团队不要有见面的可能,可以将一个团队拆分成两个,在两个不同的环境下办公。或在疫情发展的后期可以采取在岗在家轮换办公方式,这样即使有感染的情况发生,也不会全军覆没。

当团队变大时候,如何调整沟通方式,我们也是在学习的过程中,能够促进沟通的方式都是值得学习的,但要适合自己现有的团队规模。有时候听到组长说,让他们几个人开发,不如我一个人做了,可能有一部分是能力问题,也有一部分是沟通问题。像一些结对编程或Agile思想也是为了减少内部变化和外部变化对工作的影响。

企业管理

最后说一说企业管理,因为是工程师出身,很长一段时间都是做更多的执行的工作,工作年限的增长和自己创业的经历,让我一点点接触到了企业管理。我也是在学习的过程当中。在疫情这种公共危机下我想到的几点企业管理方法聊一聊。

△ 团队比较大的情况下,先做好自顶向下call tree的工作,保证每个员工是可以联系上的。

△ 做好防疫报告,疫情存在和发展的情况下,每个员工难免恐慌回报自己形成,做为企业疏导员工心理防线,做好企业疫情信息报告并做好留存,也是避免突发事件的必要一环。

△ 清晰的企业文化,当团体面对危机的时候或遇到困难的时候,文化或统一价值观会起到关键的作用,能够高效地判断事情的对与错,给出一致的选择,快速组建一个有战斗力的团队。

△ 高效的执行力,相信团队定下的规范是站在企业发展的角度制定的。团队中的每个人员需要没有借口地遵守相应的规范制度。

△ 有奖有罚,对于在疫情当中作出突出贡献,能够表现出执行力和创造力的人员要给予奖励。记得当时我们对于更新WIKI比较主动的员工都会给予奖励。平台上回答其他团队问题的时候还得到过公司logo的马克杯,书籍等奖励。对抗港口爆炸的过程中临危受命支持全球化服务保持畅通突出贡献的人员给予奖杯奖金并去英国总部参加受奖的仪式。当然有不遵守规定的团队成员也要给出惩罚,甚至劝退,但要做到全员公平。

△ 榜样作用,主要负责人自主性地高效率完成工作,尽量少传播负面的信息。

△ 尽力营造自由,开放,分享的工作氛围,让每个人感觉到尊重和温暖。发现大家都是有创造力的。

△ 团建的经费,零食的经费,好的办公设备,每一点都透露出尊重,我们认同养鱼先养水的管理哲学。

想到了几点,就列了一些,对于不同的团队肯定会有自己在家办公模式。此次分享只是我的一点儿心得体会,我们也是在学习完善的过程当中。总体来说,在疫情传播公共危机出现,原有的办公环境发生变化的时候,真正做到在家高效的办公是比较困难的,但我们都希望将损失降到最低,同时在危机中锻炼一下我们的团队,在团队扩大时也能够将这种精神快速地传递下去。也欢迎朋友联系我交流或帮助构建远程办公环境。

我的这个分享是春节期间在家中做的一些力所能及的输出,希望在这个特殊时期,在企业复工前期,能为社会做出一点点贡献。

作者 | 张烁

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